近年來(lái)，我國(guó)文件事業(yè)取得了長(zhǎng)足的發(fā)展，文件事業(yè)的規(guī)模擴(kuò)大了，數(shù)量也逐日增多，檔案的種類日趨多樣化，信息量迅速膨脹。但傳統(tǒng)檔案管理手段與技術(shù)所導(dǎo)致的問(wèn)題日益突顯：傳統(tǒng)手工文件編目流程繁瑣低效、整理時(shí)間冗長(zhǎng);文件存放次序較易被打亂，查找困難;文件種類龐雜，查閱耗時(shí)長(zhǎng);文件的盤(pán)點(diǎn)操作不科學(xué)，大多停留在文件盒的盤(pán)點(diǎn)上

對(duì)失效文件的管理滯后，形成大量冗余檔案，增加管理負(fù)荷和成本。

文件溯源追蹤管理系統(tǒng)的技術(shù)升級(jí)與改造迫在眉睫。作為新一代物料跟蹤與信息識(shí)別的RFID（無(wú)線射頻識(shí)別技術(shù)）技術(shù)的快速發(fā)展給文件管理的自動(dòng)化、智能化帶來(lái)了可能性，具有其他方式無(wú)可比擬的優(yōu)越性。

將RFID技術(shù)應(yīng)用于文件管理的優(yōu)點(diǎn)非接觸式數(shù)據(jù)采集快速掃描，一次性數(shù)據(jù)處理量大標(biāo)簽信息容量大，使用壽命長(zhǎng)數(shù)據(jù)存取密碼保護(hù),安全性高;抗污染性能強(qiáng)和耐久性;體積小型化、形狀多樣化;可重復(fù)使用,方便信息的更新;穿透性和無(wú)屏障閱讀;標(biāo)簽具有EAS防盜功能

文件溯源追蹤管理系統(tǒng)簡(jiǎn)介文件管理部門在文件管理過(guò)程中可以在三個(gè)方面來(lái)使用RFID技術(shù)。實(shí)體文件的統(tǒng)計(jì)在文件卷中安裝錄入案卷所屬的全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷題名、該文件中文件份數(shù)及存放地等信息的RFID標(biāo)簽，并通過(guò)無(wú)線網(wǎng)絡(luò)把這些信息傳送到服務(wù)器上，由專門管理軟件進(jìn)行處理后形成數(shù)據(jù)庫(kù)。工作人員在統(tǒng)計(jì)檔案館藏時(shí)可以使用智能文件架自動(dòng)館藏盤(pán)點(diǎn)系統(tǒng)，無(wú)需核對(duì)每一個(gè)文件。

實(shí)體文件的管理通過(guò)在文件庫(kù)房門口安裝智能安全檢測(cè)門，實(shí)時(shí)的收集標(biāo)簽信息，可對(duì)未經(jīng)授權(quán)出庫(kù)的文件進(jìn)行報(bào)警，對(duì)經(jīng)過(guò)授權(quán)的文件出庫(kù)進(jìn)行記錄和統(tǒng)計(jì)。與數(shù)字檔案館項(xiàng)目的對(duì)應(yīng)標(biāo)簽信息可以和文件管理軟件通過(guò)接口程序連接，通過(guò)文件管理軟件檢索到需要調(diào)卷的文件，庫(kù)房人員通過(guò)終端直接、準(zhǔn)確的調(diào)檔。配合智能檔案架，實(shí)現(xiàn)文件架自動(dòng)打開(kāi)。通過(guò)讀取標(biāo)簽信息的門禁系統(tǒng)保證檔案不會(huì)被帶出檔案借閱室

文件溯源追蹤管理系統(tǒng)軟件基于RFID智能化庫(kù)房管理系統(tǒng)采用模塊化設(shè)計(jì)，在RFID智能管理全過(guò)程中文件實(shí)體和檔案信息的每個(gè)流程管理，整個(gè)文件溯源追蹤管理系統(tǒng)軟件在一個(gè)平臺(tái)上展示和擴(kuò)展，用戶可根據(jù)本單位實(shí)際功能需求，在文件溯源追蹤管理系統(tǒng)軟件中選擇需要的功能模塊。

文件溯源追蹤管理系統(tǒng)軟件硬件構(gòu)成示意圖整個(gè)文件溯源追蹤管理系統(tǒng)軟件是由15個(gè)子系統(tǒng)構(gòu)成，要求各個(gè)子系統(tǒng)具有良好的協(xié)調(diào)性及聯(lián)動(dòng)性，能做到檔案大批量出入庫(kù)自動(dòng)識(shí)別，非法出庫(kù)系統(tǒng)聯(lián)動(dòng)報(bào)警，檔案智能盤(pán)點(diǎn)等功能。文件溯源追蹤管理系統(tǒng)軟件采用RFID技術(shù)進(jìn)行檔案資料盤(pán)點(diǎn)，將使繁瑣沉重的工作變得簡(jiǎn)單，文件溯源追蹤管理系統(tǒng)發(fā)出盤(pán)點(diǎn)指令，庫(kù)房管理終端發(fā)送盤(pán)點(diǎn)指令到移動(dòng)終端，庫(kù)房管理員根據(jù)移動(dòng)終端上的提示，讀取文件格和存放的檔案的的標(biāo)簽信息，完成一個(gè)文件格的盤(pán)點(diǎn)操作，依次進(jìn)行直到完成所有文件的盤(pán)點(diǎn)操作。

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