隨著時(shí)代的發(fā)展與科技的進(jìn)步，人工錄入的操作方式顯然不合時(shí)宜，多家企業(yè)正在逐步淘汰傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔數(shù)字化保存模式，而是采用成熟的云脈文檔識(shí)別管理系統(tǒng)，加快信息數(shù)字化錄入、保存、分享工作，提高企業(yè)工作效率和競(jìng)爭(zhēng)力。在企業(yè)激勵(lì)競(jìng)爭(zhēng)的信息化過程中，一些善于探索的企業(yè)發(fā)現(xiàn)企業(yè)中存在著大量的紙質(zhì)文件檔案，并且隨著企業(yè)的在日常運(yùn)作過程中還在大量的產(chǎn)生這種文件檔案。這些資料對(duì)于企業(yè)來說是很重要的企業(yè)知識(shí)庫，企業(yè)分析利用這些檔案的愿望是很迫切的。但傳統(tǒng)的文件檔案管理模式，由于占用的存放空間大，整理繁瑣，保管的成本高、保存年限短，易磨損，查找利用困難，安全性保密性不可靠，不能滿足企業(yè)在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中高效運(yùn)作和流通性的需求，RFID順勢(shì)而為從而解決了這一企業(yè)都在犯愁的歷史難題。

文件管理入庫出庫系統(tǒng)是以目前先進(jìn)的RFID技術(shù)為基礎(chǔ)，結(jié)合數(shù)據(jù)庫技術(shù)、面向?qū)ο箝_發(fā)技術(shù)、信號(hào)處理、微弱信號(hào)檢測(cè)等技術(shù)結(jié)合，完美構(gòu)建了檔案資料信息管理系統(tǒng)這樣一個(gè)較簡單使用的方案，系統(tǒng)主要有兩方面功能：檔案資料的數(shù)字化管理和流通區(qū)域管理。

企業(yè)依據(jù)本身實(shí)際情況對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行實(shí)時(shí)維護(hù)。通過附著在文件檔案上的RFID標(biāo)簽快速高效的完成文件檔案的入庫和盤點(diǎn)。文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件管理員根據(jù)自己的需要可以對(duì)用戶資料和檔案資料的狀態(tài)進(jìn)行多條件組合查詢，達(dá)到對(duì)用戶借還檔案資料的情況和檔案資料的流轉(zhuǎn)狀態(tài)進(jìn)行監(jiān)控，避免借閱人員的疏忽而造成檔案資料的遺失等工作。普通用戶憑個(gè)人RFID卡借閱和歸還檔案資料，也可查詢和統(tǒng)計(jì)個(gè)人與檔案資料相關(guān)數(shù)據(jù)，為了方便用戶使用，可為普通用戶提供自助查詢終端，減輕檔案管理員的工作量。

文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件解決問題實(shí)物定位精準(zhǔn)化實(shí)現(xiàn)檔案在庫房、存放位置的動(dòng)態(tài)管理和實(shí)時(shí)跟蹤。批量盤點(diǎn)電子化批量識(shí)別檔案庫房實(shí)物。提升盤點(diǎn)效率，杜絕人工盤點(diǎn)差錯(cuò)風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警實(shí)時(shí)化根據(jù)申請(qǐng)及審批結(jié)果，自動(dòng)規(guī)劃限定時(shí)效內(nèi)的檔案出入庫操作及位置/區(qū)域，違規(guī)將預(yù)警；部署標(biāo)簽和位置傳感器，結(jié)合生物識(shí)別設(shè)備，實(shí)現(xiàn)物品實(shí)時(shí)管控、人員身份確認(rèn)、違規(guī)將報(bào)警;庫房管理可視化通過部署聲光等電子設(shè)備等，快速幫助庫房管理人員準(zhǔn)確定位存放位置，并在系統(tǒng)中一一對(duì)應(yīng)進(jìn)行顯示，確保庫房實(shí)物數(shù)據(jù)清晰可見，準(zhǔn)確無誤。

文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件主要作業(yè)任務(wù)有：貼標(biāo)、分發(fā)、接收等流程，通過給每一個(gè)檔案箱安裝一個(gè)RFID電子標(biāo)簽，并綁定檔案信息，在各關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，通過讀寫設(shè)備對(duì)電子標(biāo)簽信息的采集，達(dá)到對(duì)檔案的識(shí)別，從而實(shí)現(xiàn)RFID文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件解決方案。

文件管理入庫出庫系統(tǒng)設(shè)計(jì)采用三層架構(gòu)：第一層是采集層，主要是通過射頻識(shí)別設(shè)備以及其它自動(dòng)識(shí)別設(shè)備采集數(shù)據(jù)，包括RFID電子標(biāo)簽和RFID讀寫器；第二層是網(wǎng)絡(luò)層，即通過無線通信技術(shù)，把采集來的數(shù)據(jù)傳遞到中央數(shù)據(jù)庫，包括無線接入設(shè)備和相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備；第三層是應(yīng)用程序，對(duì)采集的數(shù)據(jù)進(jìn)行管理，包括數(shù)據(jù)庫服務(wù)器、應(yīng)用服務(wù)器等檔案管理系統(tǒng)軟件。

通過RFID打印機(jī)完成RFID電子標(biāo)簽的初始化，電子標(biāo)簽與文件檔案袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行一一綁定，作為文件檔案的唯一標(biāo)示，在進(jìn)出文件檔案管理中心安裝通道式RFID讀寫器，當(dāng)文件檔案進(jìn)出省檔案管理中心庫房時(shí)，讀寫器通過對(duì)電子標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取來實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的識(shí)別，完成出入庫數(shù)據(jù)的快速獲取。在文件檔案流轉(zhuǎn)到其它使用單位時(shí)，可通過配置的移動(dòng)采集設(shè)備，對(duì)交接文件檔案信息進(jìn)行準(zhǔn)確的獲取并核對(duì)，可以快速準(zhǔn)確的完成交接。同時(shí)，移動(dòng)采集設(shè)備還可以作為日常盤庫、移庫作業(yè)使用。通過rfid打印機(jī)，按照省文件檔案要求的數(shù)據(jù)編碼格式，將數(shù)據(jù)寫入到電子標(biāo)簽中，同時(shí)，在后臺(tái)將這一標(biāo)簽數(shù)據(jù)與袋內(nèi)所有資料信息進(jìn)行綁定后，打印出電子標(biāo)簽，并粘貼到檔案袋上，完成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的建立。

文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件通過通道式讀寫器時(shí)，讀寫器可以對(duì)檔案信息進(jìn)行批量讀取，并將讀取到的信息上傳到后臺(tái)系統(tǒng)，文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件對(duì)出入庫日志信息（庫管員、領(lǐng)取交接人、交接時(shí)間等）進(jìn)行自動(dòng)記錄，自動(dòng)生成出入庫報(bào)表，并和原始任務(wù)明細(xì)表進(jìn)行自動(dòng)比對(duì)。對(duì)出入庫過程中出現(xiàn)的異常情況，如檔案數(shù)據(jù)、信息有誤或非法檔案出入庫等，文件管理入庫出庫系統(tǒng)軟件能自動(dòng)預(yù)警并聯(lián)動(dòng)監(jiān)控系統(tǒng)，發(fā)出報(bào)警信號(hào)。

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